Tespit kelimesinin anlamı Türk Dil Kurumu’nun sözlüğünde de belirtildiği üzere “saptama, şüphe yaratmayacak biçimde gösterme” olarak açıklanabilir. Tutanak ise tespit edilen durumun yazıya geçirilen ve altında yetkilinin imzasını bulunduran belgedir. Tespit tutanağı dediğimiz evrak günümüzde genellikle zabıtalar tarafından bağlı bulundukları belediye adına işlem yaparken kullanılır.
Tutanaklar kişisel görüş belirtmeyen ve açık bir dille yazılması gereken belgelerdir. Tespit tutanağı düzenlendiğinde yazılan bilgiler tamamen doğru ve tarafsız olmalıdır. Hukuki olarak geçerliliği olan tespit tutanağı mutlaka nasıl yazılması gerektiğini bilen biri tarafından kaleme alınmalıdır ki bir dava durumunda delil olarak sunulabilsin. Tespit tutanağı bilgisayardan, daktilo ile, veya tükenmez kalem ve dolma kalem kullanmak şartıyla okunaklı biçimde el ile yazılabilir.
Peki tespit tutanağı ne işe yarar, ne durumlarda yazılır? Tespit tutanağı geçmiş yıllarda “Zabıt Varakası” olarak anılıyordu. Bu evrak, 2008 yılında 1608 sayılı kanunda gerçekleşen değişiklikle “Tespit Tutanağı” olarak anılmaya başlandı. Tespit tutanağı, olumsuz bir durumu yetkili makama iletmek amacıyla yazılır. Durumu iletebilmek için önce bu durumun tespit edilmesi ve ayrıntılı biçimde yazıya dökülmesi gerekir. Burada da tespit tutanağı devreye girer. Tespit tutanağı tutularak yetkililere ayrıntılı bir bilgi iletilmiş olur, böylece ilgili makamlar konunun çözümüne yönelik çalışmalarını aksatmadan ilerletebilirler.
Tespit tutanağında mutlaka bulunması gereken bazı bilgiler vardır. Bunlar şu şekilde sıralanabilir: Tespit edilen olayın konum olarak bağlı olduğu belediyenin adı, olaya karışan kişi veya kuruma dair ayrıntılı bilgi (TC kimlik numarası ve adres gibi), olayın gerçekleştiği adres, olaya dair toplanan deliller, olayın açık ve net bir şekilde tarifi, olayın gerçekleştiği tarih ve saat, tespit işlemini yürüten görevliler. Bir tespit tutanağı hukuki geçerlilik kazanmak için mutlaka bu bilgileri içermektedir. Tespit tutanağı eksiksiz hazırlandığında hem olaya daha kolay müdahale edilir hem de mahkeme durumunda delil olarak sunulabilir.